Być za pan brat z uciekającym czasem
Nabycie jakże cennej umiejętności sprawnego zarządzania sobą w czasie jest jedną z tych kluczowych życiowych zdolności, które pozwalają odnieść sukces i to zarówno na polu zawodowym, jak i prywatnym. Podwój ilość swojego czasu. Okiełznaj swój codzienny rozkład dnia. Powiedz stanowczo NIE czasowi, które przecieka Ci przez palce. Jak? Wystarczą tylko cztery słowa: zarządzanie sobą w czasie (in time management).
Brzmi zachęcająco? Poznaj najlepsze techniki zarządzania sobą w czasie.
Po pierwsze, co w głowie – to na papierze, czyli zrób listę spraw do zrobienia
Najlepiej skorzystać z poczciwego i niezastąpionego kalendarza. Może być on w tradycyjnej formie książkowej. Równie wygodny w użyciu jest ten w telefonie komórkowym, który notabene posiada bardzo przydatną funkcję przypominania. Niestety zwykły papierowy kalendarz nie może się poszczycić takimi udogodnieniami. Możemy się spotkać również z organizerem internetowym. Ale nawet jeśli nie posiadasz kalendarza (a zapewniam, że warto go mieć), zawsze możesz użyć zwykłego notesu, zeszytu czy nawet luźnej kartki (aczkolwiek takie luźne kartki „mają” tendencję do gubienia się). Zapisuj wszystkie zadania do wykonania, spotkania, plany, ale także i telefony czy listy zakupów. Odnotowuj też każdy pomysł, jaki Ci tylko przyjdzie do głowy. Dobrze wiemy, jak zawodna potrafi być pamięć ludzka.
Pamiętaj, żeby takie listy spraw planować w przód i ewentualnie modyfikować w trakcie realizacji zadań. Jeśli wcześniej sporządzisz sobie listę czynności niezbędnych do wykonania danej pracy, będzie Ci łatwiej. Taki szczegółowy plan stanie się dla Ciebie drogowskazem, dzięki któremu szybciej i sprawniej osiągniesz zamierzony cel.
Ważne jest żeby stworzyć listy zadań do zrobienia nie tylko na każdy pojedynczy dzień, lecz także na przyszłość, planując obowiązki na tydzień lub miesiąc do przodu i regularnie do nich zaglądać. Dlatego właśnie dobrze jest mieć taką listę spraw zawsze przy sobie, żeby móc w każdej chwili do niej zajrzeć i skonfrontować swoje działanie z wcześniejszymi planami.
Po drugie, sama lista nie wystarczy, czyli ustalaj priorytety
Stworzenie takiej listy spraw zawsze musi poprzedzić chwila głębszej refleksji. Najpierw spisz wszystkie zadania, które musisz wykonać, a potem zabierz się za ich selekcję. Czynności do wykonania układaj w odpowiedniej kolejności, zawsze zaczynając od:
1. spraw najważniejszych, czyli tych pilnych i priorytetowych, których nie możesz odłożyć na później (ich wykonanie bądź niewykonanie będzie miało poważne skutki);
2. spraw mniej ważnych i mniej pilnych (powinno się je wykonać, ale przynoszą mniejsze konsekwencje niż zadania wymienione w pkt 1);
3. zadań, które dobrze byłoby zrealizować, ponieważ ich wykonywanie niesie za sobą pewne przyjemności (jednak nie są one niezbędne i nie generują żadnych poważnych konsekwencji);
4. zadań (dotyczy to głównie pracy, ale może też i domu, np. obowiązki domowe), które niekoniecznie musisz wykonać sam i które spokojnie możesz przekazać do zrobienia komuś innemu – jeśli tylko możesz, dziel się obowiązkami;
5. zadań nieważnych, błahych, wręcz zbędnych, które tak naprawdę nic nie wnoszą do Twojego życia i z których w związku z tym możesz całkowicie zrezygnować (są to rzeczy, które nie przybliżają Cię do osiągnięcia tych kluczowych, najważniejszych celów w życiu).
Przy tym wszystkim pamiętaj, żeby wykonywanie zadań zawsze zaczynać od tych najważniejszych, czyli zawartych w punkcie 1. Dopóki nie skończysz realizować wszystkich zadań z punktu 1, nie zabieraj się za czynności z punktu 2 itd. W danym momencie zajmuj się tylko i wyłącznie jedną sprawą. Robienie kilku rzeczy na raz potrafi bardzo łatwo rozpraszać uwagę i zmniejsza naszą efektywność. Liczne badania dowodzą, że ludzki mózg nie jest w stanie efektywnie skoncentrować się na kilku zadaniach jednocześnie.
Każdą już raz rozpoczętą sprawę zawsze doprowadzaj od razu do samego końca, wedle zasady getting things done. Absolutnie nie odkładaj dokończenia ich na później i nie zabieraj się do następnej czynności. Po prostu skupiaj się na każdym pojedynczym zadaniu tak długo, aż wreszcie zostanie skończone (oczywiście konieczne jest uwzględnienie przerw, podczas wykonywania czynności długich i złożonych, ponieważ nasz mózg już po godzinie wytężonej, jednostajnej pracy zaczyna się nużyć i męczyć).
Po trzecie, terminy, terminy, czyli
mobilizująca siła deadline’u
Do każdego zadania koniecznie ustal ostateczny termin, do kiedy masz je wykonać. Jest to niezwykle mobilizujące i pomaga nam nie stracić celu z oczu. Taki deadline staje się wtedy dla nas rzeczywistym punktem odniesienia.
Jeszcze łatwiej Ci będzie, kiedy ustalisz, ile czasu potrzebujesz na realizację danego zadania i zapiszesz konkretną datę, kiedy możesz je zrealizować. Warto zawsze narzucać sobie pewne ramy czasowe na wykonanie danej czynności. Dzięki temu wprowadzisz dyscyplinę i porządek do swojego rozkładu dnia.
Nie zapominaj przy tym o prawie Parkinsona: „praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Mówiąc prościej, w rzeczywistości zużywamy tyle czasu, ile wyznaczymy sobie na zadanie. W związku z tym, jeśli założysz sobie, że daną sprawę załatwisz w parę godzin, to po tych paru godzinach ją zakończysz (zgodnie z planem). Jeśli zaś wyznaczysz sobie czas na wykonanie tego zadania znacznie dłuższy, np. 1 dzień, to właśnie tyle Ci to zajmie. Dlatego zawsze planuj krótsze terminy. To Cię zmobilizuje do natychmiastowego zabrania się do działania i pozwoli skoncentrować się tylko i wyłącznie na tych naprawdę kluczowych aspektach, a pozwoli pominąć te nieistotne. Dodatkowo taki krótki termin podziała mocno motywująco na twoją podświadomość.
Jeśli masz już gotową listę zadań, nie czekaj – od razu zabierz się do działania. Zrób ten pierwszy, a zarazem najważniejszy krok. Pamiętaj, że każdy nawet ten najmniejszy krok przybliża Cię do celu – do realizacji Twojego zadania. A im wcześniej zaczniesz, tym wcześniej skończysz.
Nie odkładaj na później. Jest to bardzo zły i niestety dość popularny nawyk. Najlepiej będzie, jeśli w ogóle wyrzucisz ze swoich myśli i ze swojego słownika słowo „później”. Nawet nie zdajesz sobie sprawy, jak bardzo zmiana tylko jednego przyzwyczajenia może zmienić Twoje życie na lepsze.
I pamiętaj, żeby nie zostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę. Takie postępowanie jest dość ryzykowne. Nie masz już wtedy żadnego pola manewru. Działasz w dużym stresie i pośpiechu, co może skutkować tym, że zrobisz coś źle, że nie zdążysz już tego uzupełnić czy poprawić, albo co gorsza, że nie zdążysz już w ogóle tego zrobić.
Po piąte, 80/20, czyli Zasada Pareto
Zasada Pareto mówi, że tak naprawdę zaledwie 20% naszych działań wpływa na 80% osiąganych rezultatów (liczby 80 i 20 nie są liczbami sztywnymi, są takim przybliżeniem, zobrazowaniem owej zasady). Mówiąc prościej, najczęściej jest tak, że spośród wszystkich 10 zadań, które wykonasz w ciągu dnia, tak naprawdę tylko 2 z nich będą ważne i będą generować te naprawdę istotne dla Ciebie konsekwencje. Dlatego też nieustannie zadawaj sobie pytanie, które zadania są dla ciebie kluczowe, a które tak naprawdę zbędne (te od razu eliminuj – szkoda poświęcać czas na coś, co przynosi znikome efekty). Zastanów się dobrze, które czynności przyniosą Ci prawdziwe korzyści. Dąż do tego, żeby podejmować właśnie te działania, które przynoszą maksymalny zwrot z zainwestowanego czasu. Eliminuj ze swojego rozkładu dnia zjadacze czasu, np. oglądanie telewizji. Zadaj sobie pytanie: czy koniecznie muszę obejrzeć ten film? Co osiągnę po jego obejrzeniu, co on wniesie do mojego życia? Czy zmieni je na lepsze?
I już na sam koniec, zapamiętaj ostatnią prostą zasadę. Jeśli zrobienie czegoś zajmuje mniej więcej 15 minut, po prostu zrób to od razu (reguła 15 minut).
Wszystkie te wyżej wymienione zasady pozwolą Ci wycisnąć z każdego dnia, ile tylko się da, dzięki czemu osiągniesz maksymalne wyniki w minimalnym czasie.
Nie warto spróbować? Więc na co jeszcze czekasz? Do it now!
Anna Górska